Los viáticos y gastos de viaje son fundamentales en la gestión empresarial, ya que permiten a las organizaciones cubrir los costos asociados a desplazamientos laborales de sus empleados. Para que estos gastos sean fiscalmente deducibles en México, es esencial cumplir con ciertos requisitos y límites establecidos por la Ley del Impuesto sobre la Renta (LISR).
Definición de viáticos y gastos de viaje
Aunque los términos «viáticos» y «gastos de viaje» suelen usarse de manera intercambiable, en la práctica presentan diferencias. Los viáticos se refieren a las cantidades entregadas al empleado antes de realizar un viaje laboral, mientras que los gastos de viaje corresponden a los desembolsos efectuados durante el desplazamiento.
Requisitos para la deducibilidad fiscal
Para que los viáticos sean deducibles, deben cumplirse las siguientes condiciones:
- Destino de los gastos: Deben estar destinados a conceptos como hospedaje, alimentación, transporte, renta de automóviles o pago de kilometraje.
- Distancia mínima: Las erogaciones deben realizarse fuera de una franja de 50 kilómetros que circunde el establecimiento del contribuyente.
- Documentación comprobatoria: Es obligatorio contar con comprobantes fiscales digitales por internet (CFDI) o documentación equivalente que respalde cada gasto.
- Relación laboral o profesional: Los beneficiarios de los viáticos deben tener una relación laboral con el contribuyente o estar prestando servicios profesionales.
Límites de deducción
La LISR establece montos máximos deducibles para ciertos conceptos:
- Alimentación: Hasta $750.00 MXN diarios por beneficiario en territorio nacional y $1,500.00 MXN en el extranjero.
- Renta de automóviles: Hasta $850.00 MXN diarios, aplicable tanto en territorio nacional como en el extranjero.
- Hospedaje: Sin límite en territorio nacional y hasta $3,850.00 MXN diarios en el extranjero.
- Seminarios o convenciones: Deducibles siempre que no excedan el límite de gastos de viaje por día destinado a alimentación.
Exención para los trabajadores
Los viáticos entregados a los trabajadores están exentos del Impuesto sobre la Renta (ISR) siempre que se utilicen en servicio del patrón y se compruebe esta circunstancia con los comprobantes fiscales correspondientes. De no presentarse la documentación adecuada, los viáticos se considerarán ingresos acumulables para el trabajador.
Obligaciones del empleador
El empleador debe proporcionar al trabajador una constancia detallando los viáticos entregados antes del 15 de febrero de cada año. Esta obligación puede cumplirse mediante un CFDI de nómina.
Para evitar problemas fiscales, es crucial que las empresas mantengan controles internos adecuados sobre los viáticos y gastos de viaje, asegurando el cumplimiento de todos los requisitos y límites establecidos por la autoridad fiscal.